總臺工作管理規定深圳xxxxxxx有限公司

總臺工作管理規定

文件編號：dzhr

版 次：a

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實施日期：

、目的：為保證公司內外通訊信息暢通，對來訪人員進行友好接待，塑造企業良好形象。

、范圍：公司總臺工作人員。

、內容：

．服飾要求：

總臺人員直接代表著公司形象，故應著裝得體、整潔大方、舉止文雅、化淡妝。

．電話接轉

．．電話鈴聲響兩下，總臺人員應迅速接聽，接聽電話時應音調柔和，語氣穩，使用規范用語“您好，大眾聯合”或“大眾聯合，您好”等。

．．對待來電者禮貌、熱情，首先弄清來電者身份、意圖，可應用以下話語詢問來電者：“請問你貴姓？”，“請問您哪里找？”，“請問你找哪位？”，“請問有什么可以幫到你？”等。

．．明白來電者意愿后，在征得被訪問者同意的情況下迅速將電話轉給被訪者接聽，當被訪者正忙無法接聽或因特殊原因拒絕接入來電，總臺人員應代被訪者表示歉意，并婉言相告，同時記錄來電者之聯系電話及聯絡人，必要時獲悉來電者的留言，然后將所記錄信息轉達給被訪者。

．．待來電者結束談話先掛斷，使用禮貌道別語： “謝謝，再見”等，道別后將電話輕輕放下，并將必要內容作記錄。

．．總臺人員不得利用工作之便，在上班時間私自或幫人接打私人電話。

．訪客接持

．．當客人來訪時，總臺人員應禮貌大方，積極主動熱情予以接待，不以貌取人，不分貴賤，等相待，征詢對方需訪對象后遞送茶水，并通知被訪人員；會客、洽談原則上在會議室，未征得人力資源部同意，不得帶入辦公室內；對于來訪公司高層領導之客人應先問清楚是否事先有約，并主動通知被訪領導，征得領導同意后帶至其辦公地點，并作記錄。

．．客人走后，應及時收拾茶具，以保持良好辦公環境。

．．嚴守公司秘密，不得同客人過多寒暄。

．．對于個別不受歡迎之客人，應馬上向公司報備。

擬文

審核

核準