公司財(cái)務(wù)印章管理制度

一、公章使用管理制度

　　1、公章由企業(yè)總經(jīng)理指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，并掌握使用。使用公章一律登記，要由經(jīng)辦人簽字。

　　2、以公司名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件、資料、報(bào)表等，經(jīng)總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)后方可加蓋公章并嚴(yán)格登記手續(xù)。

　　3、企業(yè)公章不外借，主管人不在時(shí)由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好交接手續(xù)。

　　4、企業(yè)員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由總經(jīng)理批準(zhǔn)并嚴(yán)格登記手續(xù)。

　　5、任何人不得以任何借口要求在空白書(shū)面上加蓋公章。

　　6、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴(yán)厲懲處。

　　二、合同章使用管理制度

　　1、合同專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人保管，任何部門(mén)、人員不得借用、代用合同章，違反規(guī)定造成的后果，由印章保管人負(fù)責(zé);發(fā)生遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告處理。

　　2、凡在授權(quán)范圍內(nèi)洽談的合同，經(jīng)總經(jīng)理同意方可成立。經(jīng)法定代表人或法人代表審核、簽字后，在財(cái)務(wù)部蓋章，并嚴(yán)格按照登記手續(xù)進(jìn)行登記備案。

　　3、未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，沒(méi)有法定代表人或法人代表審核、簽字或者空白合同上不得加蓋合同專(zhuān)用章，否則由當(dāng)事人承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)損失，并追究其刑事責(zé)任。

　　4、凡私蓋合同專(zhuān)用章或利用合同專(zhuān)用章?tīng)I(yíng)私舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴(yán)厲懲處。

　　三、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章使用管理制度

　　1、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和法人章要由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管并掌握使用。

　　2、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和法人章不能交給銀行出納員自行保管和使用。

　　3、除正常的財(cái)務(wù)需要用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和法人章外，其他事項(xiàng)需用必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并征得法人本人同意后方可使用并嚴(yán)格登記手續(xù)。凡私蓋章者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴(yán)厲懲處。

　　4、任何人不得以任何借口在空白書(shū)面上加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和法人章。

　　四、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章使用管理制度

　　1、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章由出納員負(fù)責(zé)保管并掌握使用。

　　2、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章只有在現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收訖或付訖時(shí)使用。

　　3、不得在空白書(shū)面上加蓋現(xiàn)金、銀行收(付)訖章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)厲懲處并承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失。

　　五、發(fā)票專(zhuān)用章使用管理制度

　　發(fā)票專(zhuān)用章由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)保管并掌握使用，發(fā)票專(zhuān)用章用于加蓋增值稅專(zhuān)用發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)在收到貨款，驗(yàn)證購(gòu)貨方“一般納稅人資格證書(shū)”后給其開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票并蓋發(fā)票專(zhuān)用章。

　　小知識(shí)：公章使用不當(dāng)可能導(dǎo)致的法律后果

　　單位主體，包括公司等法人主體以及非法人單位，在對(duì)外交往中離不開(kāi)印章。可以說(shuō)，在與外界發(fā)生法律關(guān)系的過(guò)程中，印章起著在形式上代表單位意志的作用。

　　無(wú)論日常的交往，還是法院對(duì)糾紛的審查判斷中，依據(jù)蓋章認(rèn)定有關(guān)文件的效力進(jìn)而確定有關(guān)權(quán)利義務(wù)的歸屬已經(jīng)成為一個(gè)常識(shí)。但每個(gè)單位都備有不止一個(gè)印章，如企業(yè)法人往往備有公章、法人章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章等。企業(yè)印章代表著企業(yè)全部或某方面的意志，不正確使用可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。

　　因公司對(duì)公章管理不善，導(dǎo)致公章不當(dāng)使用的情況如下：

　　(1)借用行為，即借用公司的合同專(zhuān)用章或者蓋有公章的空白合同書(shū)，以公司名義簽訂合同，給對(duì)方造成經(jīng)濟(jì)損失，公司應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任，但有證據(jù)證明被害人明知簽訂合同對(duì)方當(dāng)事人是借用行為，仍與之簽訂合同的除外。

　　(2)盜竊、盜用行為，即盜竊、盜用公司公章、蓋有公章的空白合同書(shū)，或私刻公司公章簽訂經(jīng)濟(jì)合同，單位有明顯過(guò)錯(cuò)，且該過(guò)錯(cuò)行為與被害人的經(jīng)濟(jì)損失之間有因果關(guān)系的，公司對(duì)該經(jīng)濟(jì)損失應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任，否則，公司不承擔(dān)責(zé)任。

　　(3)滯后管理行為，即公司承包、租賃合同期滿(mǎn)后，已經(jīng)按規(guī)定辦理了法定代表人的變更登記，但未采取有效措施收回其持有的公章、蓋有公章的空白合同書(shū)，使原承包人、租賃人得以用原承包、租賃公司的名義訂立經(jīng)濟(jì)合同，公司對(duì)被害方的經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　公司聘用的人員被解聘后，或受單位委托保管公章的人員被解除委托后，公司未及時(shí)收回其公章，行為人擅自利用保留的公司公章簽訂經(jīng)濟(jì)合同，如果給被害人造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　在上述情況下，對(duì)公章負(fù)有保管義務(wù)的人員，應(yīng)當(dāng)依據(jù)公司內(nèi)部管理制度承擔(dān)責(zé)任。除管理不善外，因遭受脅迫、欺詐、或趁人之危等非難，或因重大誤解，或簽訂合同時(shí)顯失公的情勢(shì)而加蓋公章的行為，是違反公司真實(shí)意思表示的行為，依據(jù)中國(guó)合同法第54條規(guī)定，屬于可變更或撤銷(xiāo)的行為，公司可行使變更權(quán)或撤銷(xiāo)權(quán)，從而阻卻公章的效力。但此種情況下，公司應(yīng)承擔(dān)提出證據(jù)證明加蓋公章的行為屬于違反公司真實(shí)意思表示的責(zé)任，而且，變更權(quán)或撤銷(xiāo)權(quán)的行使必須通過(guò)訴訟程序，而不能自行行使。對(duì)公司陷入非難境地負(fù)有責(zé)任的高管人員，應(yīng)當(dāng)依據(jù)公司內(nèi)部管理制度承擔(dān)責(zé)任。

　　1、公司合同僅有法人簽字沒(méi)有加蓋公章的效力認(rèn)定

　　一般情況下是有效的。特殊情況是有約定合同生效需簽字并蓋章。《合同法》第三十二條規(guī)定：當(dāng)事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。因?yàn)榉ǘù�表人以公司名義從事民事活動(dòng)時(shí)代表公司，因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。同理，雖然沒(méi)有加蓋公章，但如果在合同上簽字的人得到了公司相應(yīng)的授權(quán)，那么合同一樣是有效的。

　　2、公章外借私下所簽的合同效力認(rèn)定

　　這種行為也是有效的。公司作為獨(dú)立的企業(yè)法人，公司印章是其對(duì)外進(jìn)行活動(dòng)的有形代表和法律憑證，公司負(fù)責(zé)人或其他管理人員，經(jīng)過(guò)公司授權(quán)后，只是印章暫時(shí)的持有者和保管者，其行使公司印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)，應(yīng)由該公司來(lái)承擔(dān)責(zé)任，而不應(yīng)由持有者或保管者承擔(dān)責(zé)任。公司自愿將公司印章外借他人使用，應(yīng)視為公司授權(quán)他人使用公司印章，該印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)關(guān)系應(yīng)由該公司承擔(dān)。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔(dān)保合同有效，公司需要承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任的。

　　3、違反章程約定的公章規(guī)則所簽訂的合同效力認(rèn)定

　　公司章程可以約定印章的使用規(guī)則，但由于章程僅對(duì)內(nèi)有約束力，如果相對(duì)人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章?lián)p害公司利益的人需要對(duì)公司承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　4、合同上加蓋分公司的印章的效力認(rèn)定

　　分公司雖然沒(méi)有獨(dú)立法人地位，但分公司也領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照，能夠成為民事訴訟的被告，因此在合同上加蓋分公司的印章，一般也認(rèn)定合同有效，相關(guān)的民事責(zé)任由總公司承擔(dān)。

　　5、公司日常運(yùn)營(yíng)中印章存在的風(fēng)險(xiǎn)

　　(1)他人使用假冒的印章;

　　(2)他人使用掃描打印出來(lái)的印章;

　　(3)對(duì)方使用的是沒(méi)有備案、沒(méi)有資質(zhì)的內(nèi)設(shè)部門(mén)章。

　　6、公司更改公司名后原公章的效力認(rèn)定

　　公司更改公司名稱(chēng)后，用原公章仍然有效。企業(yè)名稱(chēng)的變更并不影響變更后的公司承擔(dān)原公司的債務(wù)，蓋有原企業(yè)名稱(chēng)印章的文件對(duì)變更后的公司依然具有法律效力，因此對(duì)原企業(yè)名稱(chēng)印章應(yīng)當(dāng)妥善保管，可以明確保管人，必要時(shí)可以對(duì)該印章進(jìn)行銷(xiāo)毀并登記備案，以降低法律風(fēng)險(xiǎn)。